Blogreihe: 5 gute Gründe Teil 4

Reading time:: … | Veröffentlicht: 19.11.2025
Blogreihe: Grund 4

Rechts- und revisionssicher arbeiten

Herzlich Willkommen zu Teil 4 unserer Blogreihe zum Thema „Digitalisierung im Handwerk“. In unserem vierten Teil lesen Sie, wie Sie sämtliche Handwerksaufträge ganz automatisch rechtssicher und revisionssicher abwickeln, rechtskonform und auch mobil kommunizieren und Ihre Kunden- und Auftragsdaten den rechtlichen Vorgaben entsprechend archivieren. Die richtige Handwerkersoftware mit Handwerker App verwaltet alle Daten papierlos und zentral, minimiert Fehler und stellt eine rechtssichere Dokumenten- und Bildarchivierung zur Verfügung.

Unsere Blogreihe zeigt Ihnen in den kommenden Wochen insgesamt fünf gute Gründe für die Digitalisierung im Handwerk und wie Sie diese mit TAIFUN lösen können.

Und das sind unsere fünf guten Gründe:

  1. Zeit und Kosten sparen
    Wie Sie mit einer Softwarelösung inklusive App mehr Aufträge schaffen
  2. Aufträge und Projekte effizient abwickeln
    Wie Sie mit effizientem Projektmanagement Kunden und Mitarbeiter glücklich machen.
  3. Einsätze, Termine und Materialien optimal planen
    Wie Sie trotz Auftragsflut und Verzögerungen entspannt und gelassen bleiben.
  4. Rechts- und revisionssicher arbeiten
    Wie Sie ohne Stress und Sorgen rechtliche Vorgaben automatisch erfüllen.
  5. Bleiben Sie am Ball – Mobil zukunftssicher arbeiten
    Wie Sie mit Mobilität im Büro und auf der Baustelle am Markt bestehen können.

Wie Sie ohne Stress und Sorgen rechtliche Vorgaben automatisch erfüllen.

Kennen Sie das auch? Angebote, Aufträge, Rechnungen und Stundenzettel landen hier und da noch immer in Papierform auf Ihrem Schreibtisch? Ökonomisch ist das zwar nicht, dennoch in vielen Handwerksbetrieben noch gängige Praxis. Doch weshalb? Viele haben Sorge sich von Gewohntem zu trennen und sich auf eine vollständig digitale Arbeitsweise einzulassen. Dabei erfordert die Bearbeitung und Archivierung papierbasierter Dokumente viel Disziplin und frisst wichtige Zeit und Platz – vor allem für den schnellen Zugriff auf die Dokumente entsprechend der rechtlichen Vorgaben (GoBD, BAO und andere).

Dokumente archivieren, Aufbewahrungsfristen einhalten und Datenschutzrichtlinien befolgen: Und die nächste Betriebsprüfung steht auch schon wieder an. Sämtliche Geschäfts- und Verfahrensdokumente werden entsprechend der GoBD-Richtlinien geprüft. Das heißt auch, dass jeder Auftrag und jede Rechnung ordnungsgemäß archiviert und abrufbar sein muss. Mit der passenden Handwerkersoftware lassen sich erforderliche Daten und Dokumente übersichtlich sammeln, sicher archivieren und jederzeit per Klick auch mobil von unterwegs aufrufen.

Softwarelösungen sichern über gängige Schnittstellen wie z. B. DATANORM, UGL, IDS, OCI, Open Masterdata, GAEB und ZUGFeRD auch in der Auftragsabwicklung die Rechtssicherheit vieler Handwerksprozesse. Auch bei der nach EuGH geforderten digitalen Zeiterfassung spielen rechtliche Vorgaben wie Datenschutz eine wichtige Rolle.

 

Rechtskonforme Auftragsabwicklung und Kommunikation – digital automatisiert

Eine digitale Auftragsabwicklung spart viel Zeit und bringt Sicherheit in den Handwerksalltag. Denn hinter digitalen Prozessen lassen sich Algorithmen für rechtliche Vorgaben hinterlegen. Ganz gleich, ob Auftragsabwicklung, Kommunikation zwischen Baustelle und Büro via Mail bzw. Messenger oder aber bei der digitalen Zeiterfassung: Die Softwareanwender halten spielend einfach rechtliche Anforderungen ein – stressfrei und mit vollem Fokus auf das Wichtigste – den nächsten Auftrag.

Ein Grund mehr, eine Softwarelösung mit App zu wählen, die eine maximale Rechts- und Revisionssicherheit gewährleistet und die Anwender einfach und sicher durch jeden einzelnen Schritt führt – für mehr Sicherheit im Handwerk.

Ordnungsgemäßes Arbeiten (GoBD, BAO, DSGVO): Sicher, komfortabel und nachvollziehbar

In jedem Betrieb werden Angebote erstellt, Aufträge geschrieben und Rechnungen rausgeschickt. Ob papierbasiert oder in elektronischer Form, unterliegt all das gesetzlichen Vorgaben. Aber möchten Sie sich als Handwerksbetrieb mit all diesen Vorgaben auseinandersetzen oder diese immer wieder hinterfragen, um Änderungen nicht zu verpassen?

Mit dem Einsatz der richtigen Handwerkersoftware vertrauen Sie auf die Einhaltung rechtlicher Vorgaben wie z. B. die der GoBD (Deutschland) und BAO (Österreich) sowie der DSGVO (EU-weit). Ihre Mitarbeiter müssen nicht alle Regeln kennen, sie wenden diese automatisch an.

Noch dazu fließen rechtliche Änderungen durch Software-Updates per Klick in Ihre Software ein und gewährleisten weiterhin gesetzeskonformes Arbeiten.

Digital und mobil Zeiten erfassen (EuGH): Mobil, rechtssicher und sekundengenau

Stundenzettel adé, digitale Zeiterfassung juchhe: Auch die Zeiterfassung von Beschäftigten im Handwerk unterliegt rechtlichen Auflagen. Gut, wenn eine digitale Zeiterfassung diese automatisch berücksichtigt. Auf die Sekunde genau können Ihre Mitarbeiter sämtliche Zeiten via App direkt auf Projekte und Aufträge sekundengenau erfassen.

Das spart wichtige Zeit, kein Stundenzettel geht mehr verloren oder Bürokräfte müssen Stunden nicht nachträglich erfassen. Noch dazu können Sie geplante vs. geleistete Arbeit für die Nachkalkulation und die Planung neuer Projekte komfortabel gegenüberstellen.

Und noch was:
Lassen sich Ihre Mitarbeiter ihre Dienstleistung direkt im Anschluss digital bestätigen, schützt das vor lästigen Nachfragen, Diskussionen bei der Abrechnung und sogar vor unnötigen Rechtsstreitigkeiten.

Rechtssicheres Archivieren: Zentrale Dokumenten- und Bilddatenverwaltung

Zum digitalen Zeitalter gehört das digitale Büro einfach dazu: So auch die digitale Archivierung von Dokumenten und Bilddaten. Was früher ganze Ordner im Büroschrank füllte, wird heutzutage schlank über ein Dokumentenmanagement archiviert – platzsparend, gut strukturiert und schnell auffindbar.

Eine automatisierte und rechtssichere Archivierung von Daten und Dokumenten – digital über eine leistungsfähige Dokumentenmanagementsoftware (DMS) – steigert die Produktivität und ist revisionssicher: Digitale Dokumente werden zentral erfasst, Papierdokumente gelangen komfortabel via Scan ins System. Ein DMS-System unterstützt dabei eine Vielzahl an Dateitypen wie z. B. JPG-, PDF- oder auch Word-Dokumente.

Bleiben Sie gelassen, wenn der Betriebs- oder Steuerprüfer unangemeldet vor der Tür steht: Sie haben über eine Volltextsuche in Sekunden das richtige Geschäftsdokument oder die verlangte Verfahrensdokumentation parat.

Unkompliziertes E-Mail-Handling: Revisionssichere E-Mailarchivierung

Tausende E-Mails und der Anspruch nach einem aufgeräumten Posteingang: Mit einem intelligenten MailServer sind Sie auf der sicheren Seite. Sämtliche Geschäftsvorgänge bleiben nachvollziehbar, nichts Wichtiges geht verloren und gleichzeitig kommen Sie Ihren gesetzlichen Verpflichtungen nach – GoBD- und DSGVO-konform.

Eine revisionssichere E-Mailarchivierung bietet Ihnen den Vorteil einer übersichtlichen E-Mail-Zuordnung zu Kunden, Subunternehmern, Lieferanten und anderen. Bestenfalls direkt an Ihr ERP-System angebunden, haben Sie auf Knopfdruck den vollständigen E-Mail-Verkehr eines Kunden parat. Das ist nicht nur bei Rückfragen eines Kunden sinnvoll, sondern auch bei ggf. später auftretenden Rechtsstreitigkeiten.

Besonders flexibel ist die Verfügbarkeit sämtlicher archivierter E-Mails auch von unterwegs via Handwerker App. So lassen sich Missverständnisse direkt vor Ort unkompliziert auflösen.

Entspannt und mobil im Handwerk: Wie von allein rechtssicher arbeiten

Mobiles Arbeiten mit digitalen Apps ist für die Betriebsabläufe und die Kommunikation in Handwerksbetrieben nicht mehr wegzudenken. Wie selbstverständlich werden Daten auf Baustellen gesammelt, digital erfasst und wichtige Information via Mail oder Messenger mit dem Büro geteilt. Daher ist es ein Muss, dass sämtliche rechtliche Vorgaben in Bezug auf ordnungsgemäßes Arbeiten und Datenschutz erfüllt werden.

Apps speichern personenbezogene Daten wie z. B. IP-Adressen, Dokumentenzugriffe und Zeiten der Nutzung. Für ein rechtssicheres Arbeiten müssen eingesetzte Apps rechtskonform umgesetzt sein: Ob E-Mailprogramme, Messenger oder Datenübergaben an Steuerberater für die monatliche Abrechnung.

Auch bei der mobilen Kommunikation zwischen Baustelle und Büro spielen rechtliche Anforderungen eine Rolle: Sind auch hier sämtliche Datenschutzrichtlinien (DSGVO) beispielsweise bei der Nutzung eines Messengers erfüllt, so steht auch der Kunde mit seinen Wünschen im Vordergrund.

TAIFUNs Software erfüllt mühelos und präzise alle rechtlichen Anforderungen an eine Handwerkersoftware mit App. Hier ein Ausschnitt:

  • Mobile Kommunikation
    Direkte Kommunikation via Messenger oder Telefon direkt aus der App heraus.
  • Digitale Zeiterfassung
    Sekundengenau geleistete Arbeit erfassen – auch via App auf Aufträge und Projekte.
  • Struktur und Ordnung
    Intelligente Such- und Filterfunktionen garantieren einen schnellen Zugriff auf sämtliche Daten.
  • Rechtssichere Archivierung
    Alle Belege, Dokumente und Briefwechsel sind zentral geordnet.
  • Unveränderbarkeit
    Eine entsprechende Versionierung sorgt für das zuverlässige Bereithalten aller Auftragsstände.
  • Nachvollziehbarkeit
    Eine lückenlose Protokollierung/Versionierung sichert einen schnellen Zugriff und Datenüberblick.
  • Aufbewahrungsfristen
    Für alle Belege, Dokumente und die gesamte Korrespondenz sind jegliche gesetzliche Aufbewahrungsfristen sichergestellt.
  • Datensicherheit/Verlustschutz
    Differenzierte Zugriffsrechte schützen vor unberechtigtem Zugriff auf sämtliche Daten.
  • Schnittstellen zu Steuerberater und Finanzamt
    Steuerrechtlichen Daten werden GoBD-konform an den Steuerberater oder das Finanzamt übermittelt.

TAIFUN Software – Komplettlösung für mehr Effizienz im Handwerk

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