Mit der Vorkalkulation in TAIFUN passen Sie die Preise in einzelnen Verkaufsbelegen flexibel an und behalten zugleich den Überblick über die Rentabilität des Auftrags.

Wenn wir Angebote erstellen, spielen Preise eine essenzielle Rolle. Wir möchten dem Kunden ein faires Angebot machen. Schließlich möchten wir, dass er unser Angebot annimmt und nicht das eines Mitbewerbers. Gleichzeitig möchten und müssen wir das Angebot so kalkulieren, dass unsere Kosten – auch die anteiligen laufenden Kosten unseres Betriebs – gedeckt sind und wir idealerweise auch Gewinn machen. Wie aber finden wir zwischen diesen beiden Zielen einen Kompromiss? Wie können wir unsere Preise so bestimmen, dass unser Angebot gleichzeitig für uns lohnend ist und für unseren Kunden attraktiv?

Die Lösung ist die Vorkalkulation in TAIFUN. Mit der Vorkalkulation haben wir die Möglichkeit, für unser Angebot verschiedene Varianten der Preisgestaltung auszuprobieren und zu sehen, wie diese sich auf den Deckungsbeitrag auswirken. Die Verkaufspreise werden erst neu berechnet, wenn wir mit dem Ergebnis zufrieden sind und die Vorkalkulation speichern.

Kostenarten einstellen

Bevor wir uns der Kalkulation selbst widmen, legen wir die Kostenarten fest, die wir in die Kalkulation einbeziehen möchten. Dazu öffnen wir unter Konstanten > Hauptkonstanten > Kostenarten das Fenster Kostenarten. Wir möchten mit den Kostenarten Material, Lohn und Fremdleistung arbeiten. Daher setzen wir in den Gruppen Lohn und Fremdleistung jeweils das Feld Verwenden auf Ja. Weitere Kostenarten möchten wir nicht berücksichtigen. Daher setzen wir das Feld Verwenden in den Gruppen Geräte, Sonstiges 1 und Sonstiges 2 jeweils auf Nein.

Kostenarten. Die Kostenart Material wird immer verwendet.

Dann speichern wir die Änderungen mit der Schaltfläche Speichern.

Plandeckungsbeitrag ermitteln

Ebenfalls wichtig für die Kalkulation ist der Plandeckungsbeitrag. Wir öffnen unter Konstanten > Kalkulation das Fenster Kalkulation. Hier tragen wir auf der Registerkarte Deckungsbeitrag den Mittellohn sowie die Zuschläge für Lohnnebenkosten, Gemeinkosten und Gewinn ein. Die korrekten Werte, die wir hier eintragen müssen, sind für jeden Betrieb individuell. Die Werte für unser Unternehmen kennt unser Steuerberater oder unsere Buchhaltung. Bei Nutzung von TAIFUN Kalkulation werden die Werte dort ermittelt. Es ist wichtig, dass wir hier realistische Werte eintragen, denn darauf basiert die Kalkulation. Schlussendlich hängt davon ab, ob wir unsere Aufträge gewinnbringend durchführen.

Deckungsbeiträge. Dies sind die Werte, die wir für unser Beispielunternehmen ermittelt haben.

Wenn wir alle erforderlichen Werte eingetragen haben, um den Plandeckungsbeitrag für unser Unternehmen zu ermitteln, speichern wir die Einstellungen mit der Schaltfläche Speichern.

Diese Einstellungen werden in neu angelegte Verkaufsbelege übernommen. In vorhandenen Verkaufsbelegen werden sie nicht geändert. Wir haben aber in jedem Verkaufsbeleg die Möglichkeit, die Kalkulationseinstellungen für diesen einzelnen Verkaufsbeleg zu ändern.

Preis im Angebot sperren

Wir erstellen nun ein Angebot für einen Kunden, der den Einbau eines neuen Bads von uns wünscht. Wir öffnen dieses Angebot und wechseln mit der Registerkarte Positionen in die Positionsübersicht.

Bei der Duschwanne hatten wir uns mit dem Kunden bereits auf einen festen Preis geeinigt. Der Preis dieser Position soll daher bei der Kalkulation nicht verändert werden. Wir sperren daher als Erstes diese Position gegen Änderungen. Dazu öffnen wir die Position der Duschwanne zur Bearbeitung und wählen Optionen > Einstellungen. In das Feld Preis sperren tragen wir Ja ein. Anschließend speichern wir und schließen die Position. Der Preis dieser Position wird damit unverändert bleiben.

Kalkulation prüfen

Bevor wir das Angebot an den Kunden schicken, möchten wir natürlich wissen, ob wir die Kosten entsprechend so berechnet haben, dass sich der Auftrag für uns auch lohnt. Um diese Frage beantworten zu können, wählen wir Kalkulation > Vorkalkulation.

Wir können in der Baumansicht eine Ebene markieren, für die wir die Kalkulation betrachten oder anpassen möchten, z.⁠ ⁠B. das Angebot, einen Titel oder eine einzelne Position. Für den Anfang markieren wir das gesamte Angebot.

Wie finden wir jetzt heraus, ob die Preise, die wir angesetzt haben, so in Ordnung sind oder ob wir nacharbeiten müssen? Am einfachsten geht das über das Menü Vergleich. Im Fenster Vergleich – Deckungsbeiträge sehen wir den Ist-Deckungsbeitrag sowie den Plandeckungsbeitrag und die Kostendeckungsbeiträge I und II.

Im unteren Bereich des Fensters sehen wir in der Gruppe Stunde die jeweiligen Deckungsbeiträge pro Stunde, in der Gruppe Gesamt die jeweiligen zu erreichenden Deckungsbeiträge bezogen auf den markierten Titel. Im oberen Bereich des Fensters finden wir Angaben zum aktuellen Ist-Deckungsbeitrag. In der obersten Zeile stehen die Stunden, die für diesen Titel veranschlagt sind, dann folgt der Ist-Deckungsbeitrag einmal pro Stunde und einmal absolut gesehen. Die Zeile Differenz schließlich ist die, auf welche es ankommt. Denn hier steht die Differenz aus dem Ist-Deckungsbeitrag und dem Plandeckungsbeitrag. Dieser Wert sollte idealerweise positiv oder zumindest gleich 0 sein. In unserem Fall ist der Wert negativ. Das bedeutet, dass wir mit dem Angebot unter dem Plandeckungsbeitrag liegen würden. Immerhin ist der Ist-Deckungsbeitrag größer als Mindestdeckungsbeitrag II. Dies bedeutet, dass wir mit diesem Angebot zwar unsere Kosten decken würden, aber keinen nennenswerten Gewinn erzielen. Da aktuell eine gute Auftragslage herrscht und wir nicht auf diesen Auftrag angewiesen sind, ist unser Ziel, den Plandeckungsbeitrag zu erreichen. Wir möchten ihn aber auch nicht weit überschreiten, um fair gegenüber unserem Kunden zu bleiben. Unser Ziel ist daher nun, die Preise gerade um so viel zu erhöhen, dass wir den Plandeckungsbeitrag erreichen, aber nicht weit überschreiten.

Multi in der Kalkulation anpassen

Wir schließen das Fenster Vergleich – Deckungsbeiträge zunächst wieder. Wir möchten als erstes die Kalkulation für die Elektrik anpassen. Daher markieren wir den ersten Titel im Baum. Dieser umfasst die Elektrik. Auf der rechten Seite sehen wir nun in der Gruppe Aktuell Preise für den gewählten Titel, aufgeschlüsselt nach den Kostenarten, die wir in den Konstanten ausgewählt haben. In der Gruppe Gesamt sehen wir die entsprechenden Preise für das gesamte Angebot.

Bei der Elektrik stellen wir das Material bereit, aber die Verkabelung erfolgt als Fremdleistung. Wir möchten für den Titel mit der Elektrik den Multi des Materials erhöhen. Wir haben beim Material aktuell einen durchschnittlichen Multi von 1,17. Diesen können wir noch etwas erhöhen auf 1,20. Dazu wählen wir den Menüpunkt Ändern > Material > Multi. In das Feld Multi Material tragen wir 1,20 ein.

Multi für die Kostenart Material ändern. Die Erhöhung des Multis bezieht sich nur auf den Titel Elektrik und die Kostenart Material.

Dann bestätigen wir mit der Schaltfläche Ok. Es folgt eine Sicherheitsabfrage, ob wir wirklich neu berechnen möchten. Wichtig ist hierbei zu wissen, dass die Neuberechnung sich zunächst nur auf die Vorkalkulation auswirkt. Auf die Positionen im Angebot werden die Berechnungen erst übertragen, wenn wir die Vorkalkulation später speichern. Wir können also zunächst verschiedene Szenarien durchprobieren, ohne dass dies auf die Preise im Angebot Auswirkungen hat. Wir beantworten die Sicherheitsabfrage mit Ja. TAIFUN verteilt nun auf die vorhandenen Materialpositionen eine Erhöhung des Multis, sodass sich insgesamt ein durchschnittlicher Multi von ca. 1,20 ergibt.

Verkaufspreis in der Kalkulation anpassen

Der zweite Titel enthält die Sanitärpositionen: Waschtisch, Dusche usw. Bei diesem Titel möchten wir den Verkaufspreis geringfügig erhöhen und die Preiserhöhung auf die Positionen des Titels verteilen. Wir markieren dazu in der Baumansicht den zweiten Titel und wählen Ändern > Material > Verkaufspreis. Wir erhöhen den Verkaufspreis geringfügig und bestätigen mit der Schaltfläche Ok. Die Sicherheitsabfrage beantworten wir wieder mit Ja.

Deckungsbeitrag in der Kalkulation anpassen

Wir führen noch einmal den Vergleich aus und sehen, dass die Differenz vom Ist-Deckungsbeitrag zum Plandeckungsbeitrag geringer geworden ist.

Vergleich nach Anpassung von Multi und Verkaufspreis. Die Differenz zwischen Ist-Deckungsbeitrag und Plandeckungsbeitrag beträgt nun nur noch −2,98.

Diese geringfügige Differenz möchten wir nun noch ausgleichen, indem wir auf alle Positionen des Angebots eine geringe Preiserhöhung verteilen, die wir vom angestrebten Deckungsbeitrag aus errechnen lassen. Wir merken uns den angegebenen Plandeckungsbeitrag pro Stunde, markieren das gesamte Angebot und wählen Ändern > Gesamt > Deckungsbeitrag/h. In das Feld Deckungsbeitrag pro Stunde tragen wir den Plandeckungsbeitrag ein, wobei wir auf eine ganze Zahl aufrunden.

Erhöhung des Deckungsbeitrags pro Stunde. Der Preis aller Positionen im Angebot wird erhöht, sodass der angestrebte Deckungsbeitrag erreicht wird.

Dann bestätigen wir wieder mit Ok und beantworten die Sicherheitsabfrage mit Ja.

Wir öffnen noch einmal den Vergleich. Dort sehen wir, dass der Ist-Deckungsbeitrag geringfügig über dem Plandeckungsbeitrag liegt. Das wollten wir erreichen.

Vergleich nach Anpassung des Deckungsbeitrags. Die Differenz zwischen Ist-Deckungsbeitrag und Plandeckungsbeitrag ist nun positiv.

Gesamten Verkaufspreis in der Kalkulation anpassen

Zuletzt möchten wir den Gesamtbetrag noch aufrunden. Dazu markieren wir wieder das gesamte Angebot und wählen Ändern > Gesamt > Verkaufspreis. Im Feld Verkaufspreis gesamt runden wir den Betrag auf und bestätigen mit der Schaltfläche Ok. Der gesamte Verkaufspreis wird nun, so gut es geht, auf die angegebene Summe gebracht.

Verkaufspreis aufrunden. Der Preis aller Positionen im Angebot wird erhöht, um den eingegebenen Verkaufspreis zu erreichen.

Kalkulation exportieren und drucken

Zur Sicherheit möchten wir die Kalkulation noch unserem Abteilungsleiter vorlegen. Wir wählen dazu den Menüpunkt Extras > Microsoft Excel. Die Daten der Kalkulation werden nun nach Microsoft Excel exportiert. Dort sehen wir die einzelnen Positionen mit jeweils Einkaufspreis, Multi, Verkaufspreis und Deckungsbeitrag für die einzelnen Kostenarten. Diese Datei speichern wir und geben sie an unseren Abteilungsleiter weiter.

Außerdem möchten wir noch das EFB-Formblatt 223 zur Aufgliederung der Einheitspreise drucken. Wir wählen dazu Drucken > EFB-Formblatt 223. Im Fenster Report drucken entscheiden wir uns für die Option PDF und starten dann den Druck mit der Schaltfläche Ok. Dieses speichern wir ab, um es auf Verlangen dem Kunden vorzulegen.

EFB-Formblatt 223. Bei Angeboten für die öffentliche Hand ist dieses standardisierte Formblatt Pflicht.

Kalkulation übernehmen

Wir sind nun zufrieden mit unserer Kalkulation und auch unser Abteilungsleiter hat sie abgesegnet. Wir möchten daher die Änderungen in die Positionen übernehmen, damit wir das Angebot an unseren Kunden senden können. Wir klicken dazu im Fenster Vorkalkulation auf die Schaltfläche Ok. TAIFUN fragt uns nun sicherheitshalber, ob wir die Änderungen speichern möchten. Wenn wir auf Nein klicken würden, würde unsere Kalkulation verworfen werden und unsere Positionen unangetastet bleiben. Da wir jedoch die Kalkulation in die Positionen übernehmen möchten, klicken wir auf Ja.

Wir können das Angebot nun an unseren Kunden schicken und uns dabei sicher sein, dass sich der Auftrag für uns lohnen wird, wenn der Kunde das Angebot annimmt. Die Chancen, dass der Kunde das Angebot annimmt, stehen auch gut, denn wir haben auch sichergestellt, dass das Angebot nicht überteuert ist.

Jetzt sind Sie dran

Haben Sie es schon einmal erlebt, dass Sie nach Beendigung eines Auftrags festgestellt haben, dass Sie mit diesem Auftrag gar keinen Gewinn – schlimmstenfalls sogar Verlust – gemacht haben? Oder entscheiden sich Ihre potenziellen Kunden oft für das Angebot eines Mitbewerbers und Sie fragen sich, ob Sie ihr Angebot vielleicht günstiger hätten anbieten können? Gehen Sie auf Nummer sicher und nutzen Sie für Ihre zukünftigen Angebote auch die Vorkalkulation!

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