TAIFUN-Tipp: Termine anlegen

Legen Sie Termine an, um den Überblick über anstehende Besprechungen, Aufträge und Abwesenheiten zu behalten.

Terminkalender sind für Sie sicherlich nichts Neues. Fast jeder benutzt mindestens einen – sei es den Kalender des E⁠-⁠Mail-Programms, einen Kalender auf dem Smartphone oder den guten alten Taschenkalender. Terminkalender sind einfach zu praktisch, als dass man darauf verzichten könnte. So ist es auch mit dem Terminplaner in TAIFUN. Er steht nicht nur direkt in Ihrem Arbeitswerkzeug zur Verfügung, sondern klinkt sich nahtlos in den Arbeitsablauf ein: Termine können auch Objekten in TAIFUN, wie Adressen und Aufträgen zugeordnet werden. Wie Sie solche und andere Termine anlegen, zeigen wir Ihnen im Folgenden.

Einstellungen zu Terminen festlegen

Bevor wir Termine anlegen, richten wir uns den Terminplaner erstmal ein. In unserem Beispielunternehmen wird teilweise auch samstags gearbeitet. Um dies einzustellen wählen wir Konstanten > Sonstiges > Termine. Im Fenster Konstanten – Terminplaner markieren wir nun alle Wochentage außer Sonntag mit Ja.

Konstanten für den Terminplaner. Die Wochentage Montag bis Samstag gelten für unser Unternehmen als Arbeitstage und werden nun im Terminplaner entsprechend angezeigt.

Dann schließen wir das Fenster mit der Schaltfläche Speichern.

Terminkategorie anlegen

Wir öffnen nun unter Konstanten > Sonstiges > Termin-Kategorien das Fenster Kategorien. Hier finden wir einige vorinstallierte Terminkategorien, die Mitarbeiter im Terminkalender nutzen können. In jeder Terminkategorie sind bestimmte Voreinstellungen für den Termin hinterlegt. Wir können die vorhandenen Terminkategorien nach Belieben anpassen und sowohl vorhandene löschen als auch neue anlegen. Wir möchten eine neue Terminkategorie Homeoffice anlegen.

Wir wählen also im Fenster Kategorien die Schaltfläche Neu. In das Feld Bezeichnung tragen wir Homeoffice ein. In der Gruppe Vorgaben stellen wir das Feld Bestätigt auf Ja. Dadurch ist der Termin beim Anlegen standardmäßig bereits bestätigt. In den Gruppen Termin und Überschrift (Adresse) wählen wir spezielle Farben für die Anzeige von Terminen dieser Terminkategorie im Terminkalender.

In der Gruppe Vorlagen können wir einen Textblock zuweisen, der in den Anzeigetext eingetragen wird, wenn dem Termin mit dieser Terminkategorie ein Objekt vom passenden Typ zugeordnet wird. Wir möchten einen freien Text zuweisen. Dieser wird unabhängig von der Zuordnung immer in den Anzeigetext eingetragen. Den entsprechenden Textblock müssen wir zuerst anlegen. Dazu speichern wir erstmal unsere neue Terminkategorie mit der Schaltfläche Speichern und schließen sie. Nun öffnen wir unter Konstanten > Textblöcke das Fenster Textblock.

Mit der Schaltfläche Neu erstellen wir einen neuen Textblock. Wir nennen diesen TP-FREI-HO. In das Textfeld tragen wir folgenden Text ein: Arbeit im Homeoffice Dann speichern wir mit der Schaltfläche Speichern und schließen das Fenster.

Nun öffnen wir wieder unsere neu angelegte Terminkategorie Homeoffice zur Bearbeitung. Im Feld Freier Text weisen wir nun den Textblock TP-FREI-HO zu.

Eigene Terminkategorie. Mit den Vorlagen für eine Terminkategorie können wir den Anzeigetext für Termine dieser Kategorie bestimmen.

Zuletzt speichern und schließen wir die Terminkategorie erneut.

Gruppe erstellen

Als Nächstes öffnen wir unter Module > Terminplaner das Fenster Terminplaner.

In unserem Beispielunternehmen haben wir folgende Situation: Immer, wenn ein neues Projekt ansteht und teilweise auch zu laufenden Projekten trifft sich ein fester Personenkreis, um über das Projekt zu sprechen. Dieser Personenkreis besteht aus Mitarbeitern unterschiedlicher Abteilungen. Wir möchten nur diese Mitarbeiter im Terminplaner anzeigen lassen, um auf einen Blick zu sehen, wann alle Zeit für einen Termin haben. Dazu klicken wir im Filter für die Mitarbeiter auf die Option <Mehrere Mitarbeiter>. Im Fenster Teilnehmer hinzufügen markieren wir nun mit der Leertaste die Mitarbeiter, die zur Besprechungsrunde gehören. Anschließend klicken wir auf die Schaltfläche Ok. Die gewählten Mitarbeiter werden nun im Terminplaner angezeigt.

Da wir für den gleichen Personenkreis immer wieder Termine anlegen möchten, wäre es unpraktisch, jedes Mal aufs Neue die einzelnen Mitarbeiter zusammenzusuchen. Dafür gibt es Abhilfe. Im Fenster Terminplaner ist nun das Menü Gruppe aufgetaucht. Auf dieses Menü klicken wir und wählen anschließend den Menüpunkt Speichern. Nun können wir der Gruppe einen Namen geben.

Gruppe speichern. Die gespeicherte Gruppe steht im Filter für die Mitarbeiter zur Verfügung. Wenn die Gruppe ausgewählt ist, kann sie im Menü Gruppe auch wieder gelöscht werden.

Wir tragen Projektrunde in das Feld Gruppen-Name ein und bestätigen wieder mit der Schaltfläche Ok. In Zukunft steht diese Gruppe immer im Filter für die Mitarbeiter zur Verfügung.

Termin anlegen

Wir haben nun einen geeigneten Zeitpunkt gefunden, an dem alle angezeigten Mitarbeiter zur Verfügung stehen. Wir möchten einen Termin um 09:30 Uhr anlegen. Zur besseren Übersicht wechseln wir mit der Schaltfläche Woche in die Wochenansicht. Dann klicken wir bei einem der angezeigten Mitarbeiter an die Stelle, an der sich die Uhrzeit 09:30 Uhr befindet und wählen die Schaltfläche Neu. Nun öffnet sich das Fenster Termin. Hier werden uns nun basierend auf der angeklickten Stelle Datum und Uhrzeit für den Termin vorgeschlagen. Wir ändern die Angabe im Feld Uhrzeit bis ab auf 11:30. Der Termin soll voraussichtlich zwei Stunden dauern. In der Gruppe Zuordnung klicken wir dann im Feld Projekt auf die Schaltfläche Mehr. Nun suchen wir das Projekt, über das wir sprechen möchten und ordnen es mit der Schaltfläche Auswählen zu. Die Kategorie wechselt nun automatisch zu Projekt-Auftrag.

Termin mit zugeordnetem Projekt. Auch die zum Projekt gehörenden Objekte wie Adresse und Auftrag werden automatisch zugeordnet.

Teilnehmer zum Termin hinzufügen

Nun möchten wir die weiteren Mitarbeiter der Projektrunde zum Termin hinzufügen. Dazu wechseln wir zur Registerkarte Teilnehmer. Mit der Schaltfläche Neu fügen wir weitere Teilnehmer zum Termin hinzu. Im Fenster Teilnehmer hinzufügen, das sich nun geöffnet hat, befindet sich oben eine Auswahlliste. Hier wählen wir <Alle Mitarbeiter> und markieren die Mitarbeiter, die wir zum Termin hinzufügen möchten, mit der Leertaste. Anschließend bestätigen wir mit der Schaltfläche Ok.

Erinnerung einrichten

Wir möchten, dass alle Teilnehmer 5 Minuten vor dem Terminbeginn eine automatische Erinnerung in Form einer Benachrichtigung erhalten. Die Mitarbeiterin Erna Ehlers, die die Besprechung leitet, soll dagegen 30 Minuten vor Terminbeginn erinnert werden. Dazu gehen wir kurz zurück auf die Registerkarte Termin. In der Gruppe Erinnerung wählen wir nun im Feld Zeitpunkt die Einstellung 5 Minuten vorher aus. Das ist nun die Standardeinstellung für alle Teilnehmer des Termins.

Wir wechseln wieder zur Registerkarte Teilnehmer. In der Spalte Zeitpunkt sehen wir nun die eingestellte Erinnerung. Bei EHLERS ERNA wählen wir nun in der Spalte Erinnerung den Wert Abweichend. Im Fenster Erinnerung tragen wir 30 Minuten vorher in das Feld Zeitpunkt ein und bestätigen mit der Schaltfläche Ok.

Teilnehmer mit Einstellungen zur Erinnerung. Für jeden Teilnehmer kann eine abweichende oder auch gar keine Erinnerung eingestellt werden.

Zuletzt speichern wir den Termin mit der Schaltfläche Speichern. Der Termin wird nun im Terminplaner angezeigt.

Terminserie anlegen

Der Mitarbeiter Richard Schmitz aus der Buchhaltung arbeitet montags und mittwochs immer im Homeoffice. Dies möchten wir auch im Terminplaner eintragen, damit die Kollegen Bescheid wissen, wo sie ihn erreichen können. Nun möchten wir aber natürlich nicht für jede Woche zwei einzelne Termine anlegen. Daher legen wir eine Terminserie an. Dazu stellen wir nun im Filter Abteilung: Buchhaltung ein und klicken in der Spalte des Mitarbeiters SCHMITZ RICHARD mit der rechten Maustaste auf den Montag, an dem unsere Terminserie beginnen soll. Im Kontextmenü, das sich nun öffnet, wählen wir den Befehl Terminserie anlegen. Dann wählen wir im Feld Kategorie die von uns neu angelegte Kategorie Homeoffice. In die Felder Uhrzeit von und Uhrzeit bis tragen wir nichts ein. Dadurch wird aus dem Termin ein ganztägiger Termin. Unten im Fenster Terminserie finden wir die Gruppe Serienmuster. Dort geben wir die Regel an, nach der sich der Termin wiederholen soll. Im Feld Wiederholung wählen wir Wöchentlich. Dann tragen wir ein Jede 1.Woche am und setzen jeweils ein Häkchen bei Montag und Mittwoch.

Ganztägiger Termin als Terminserie. Neben der wöchentlichen Wiederholung ist auch eine tägliche, monatliche oder jährliche möglich.

Dann speichern wir den Termin und haben damit schon unsere Terminserie angelegt. Nun ist es aber so, dass der Mitarbeiter in der kommenden Woche ausnahmsweise am Dienstag statt am Mittwoch im Homeoffice ist. Was nun? Ganz einfach: Wir wechseln mit einem Klick auf Monat in die Monatsansicht und ziehen den Termin in der betreffenden Woche einfach mit der gedrückten Maustaste von der Zeile für den Mittwoch in die Zeile für den Dienstag. Dieser Termin stellt nun eine Abweichung der Terminserie dar. Die restliche Terminserie bleibt davon unberührt.

Terminserie mit abweichendem Termin. Den abweichenden Termin können wir an der anderen Farbe des Statusbalkens links am Termin erkennen.

Auftrag aus dem Terminplaner anlegen

Wir erhalten einen Anruf von einem Kunden. Er hat einen undichten Wasserhahn und bittet uns darum, uns das so bald wie möglich anzusehen. Wir schauen in den Terminplan der Monteure und finden einen freien Termin um 08:30 Uhr des Folgetags. Wir klicken mit der rechten Maustaste in die entsprechende Zelle des Terminplaners. Im Kontextmenü wählen wir den Befehl Auftrag anlegen. Wir suchen den Kunden aus den Adressen heraus, bestätigen mit der Schaltfläche Auswählen und tragen in den Auftrag alles Wichtige ein. Dann speichern wir den Auftrag mit der Schaltfläche Speichern und schließen ihn. Wir haben nun gleichzeitig einen Auftrag und den zugehörigen Termin angelegt. Der Auftrag wurde automatisch dem Termin zugeordnet.

Erwin Hoffmeister, der Monteur, dem wir den Auftrag zugewiesen haben, arbeitet mit der TAIFUN-App. In der Ansicht Termine sieht er nun den angelegten Termin.

Termin zum Auftrag in der TAIFUN-App. Auch in der TAIFUN-App können wir die Termine verwalten und direkt zu den zugeordneten Objekten springen.

Am kommenden Tag öffnet er den Termin. Von dort öffnet er die Adresse und lässt sich von seinem mobilen Gerät zum Einsatzort navigieren. Nach Erledigung der Reparatur öffnet er ebenfalls direkt aus dem Termin heraus den Auftrag, trägt dort die Ausführungsangaben ein und setzt den Auftragsstatus auf Erledigt. Im Terminplaner des TAIFUN-Hauptprogramms erhält der Termin zum Auftrag dabei automatisch ein Häkchen. Dadurch ist die Erledigung des Auftrags auf einen Blick erkennbar.

Termin zu einem erledigten Auftrag. Das Häkchen kennzeichnet, dass der Auftrag bereits erledigt wurde.

Termin aus einer Adresse anlegen

Soeben haben wir mit einen weiteren Kunden telefoniert und ein Vorgespräch für eine Badrenovierung vereinbart. Wir möchten den Termin in den Terminplaner eintragen. Die Adresse haben wir noch zur Bearbeitung geöffnet. Wir klicken nun einfach in der Adresse auf das Menü Kommunikation und dann auf den Menüpunkt Terminieren. Nun öffnet sich das Fenster Terminplaner. Wir markieren die gewünschte Zelle im Terminplaner und wählen im Kontextmenü den Befehl Termin anlegen. Dann tragen wir die Termindaten ein. In das Feld Beschreibung schreiben wir Vorgespräch Badrenovierung.

Aus einer Adresse angelegter Termin. Die Adresse wurde dem Termin automatisch zugeordnet.

In der Gruppe Zuordnung sehen wir, dass die Adresse automatisch eingetragen wurde. Wir klicken nun einmal auf Anzeigetext. Hier sehen wir die Anschrift der Adresse und den eingetragenen Beschreibungstext. Was hier genau angezeigt wird, hängt auch von der gewählten Kategorie und den Einstellungen für diese Kategorie ab. Wir speichern und schließen den Termin mit der Schaltfläche Speichern.

Wartungstermin erstellen

In unserem Unternehmen nutzen wir auch das Zusatzmodul TAIFUN Wartung. Ein Kunde hat einen Wartungsauftrag mit uns abgeschlossen. Eine routinemäßige Prüfung der Heizungsanlage steht an. Um diesen Wartungsauftrag zu terminieren, wählen wir Module > Wartung > Wartung > Plan oder drücken einfach die Tasten Strg+W. Wir befinden uns nun im Fenster Wartungsplan. Mit der Schaltfläche Neu legen wir eine neue Wartung an. Wir suchen den Vertrag des Kunden und bestätigen mit der Schaltfläche Auswählen. Dann wählen wir die gewünschte vertragliche Leistung und klicken zur Bestätigung auf die Schaltfläche Ok. Die Wartung wird nun im Wartungsplan angelegt.

Wir klicken auf die Schaltfläche Ändern, um die Wartung zu bearbeiten. Es wurde bereits ein Terminvorschlag eingetragen. Diesen ändern wir ab auf einen Termin in der folgenden Woche. Außerdem tragen wir in die Felder Uhrzeit von und Uhrzeit bis die Zeiten 08:00 bis 11:30 Uhr ein. Das Feld Bestätigt stellen wir auf Ja. Dann wählen wir in der Gruppe Mitarbeiter noch die Mitarbeiterin LIEBIG DANIELA aus, die die Wartung durchführen wird. Schließlich speichern wir die Wartung mit der Schaltfläche Speichern. Wir öffnen nun wieder den Terminplaner und sehen, dass die Wartung als Termin angelegt wurde.

Wochenansicht mit Wartungstermin. Der Wartungstermin für den Kunden Dennis Hamm wurde in den Terminplaner eingetragen. Auch im Wartungstermin ist der Wartungsauftrag, aus dem der Termin erstellt wurde, zugeordnet.

Jetzt sind Sie dran

Wie Sie sehen, ist der Terminplaner ein nahezu unverzichtbares Werkzeug für Ihr Unternehmen. Die meisten Funktionen sind intuitiv, aber nun kennen Sie auch einige der etwas versteckteren Funktionen. Probieren Sie es einfach mal aus und entdecken Sie, welche Möglichkeiten Sie noch für die Arbeit mit Terminen haben.

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