TAIFUN-Tipp: Inventur durchführen

Führen Sie eine Inventur durch, um den tatsächlichen Lagerbestand und den Wert des Lagerbestands zu ermitteln.

Mindestens einmal jährlich, zumeist gegen Ende des Jahres steht die Inventur an. Die Inventur ist eine Bestandsaufnahme des Werts eines Unternehmens. Dazu gehören natürlich auch im Unternehmen vorhandene Gegenstände. Für Betriebe, die zur Bilanz verpflichtet sind, ist auch die Inventur Pflicht. Neben der Verpflichtung ist die Inventur aber auch für Sie als Unternehmen aufschlussreich. Denn dadurch bekommen Sie mit, wenn der tatsächliche Lagerbestand nicht mehr mit dem in TAIFUN erfassten Lagerbestand übereinstimmt.

Eine Inventur ist jedoch sehr aufwendig. Sie müssen die Gegenstände in Ihrem Lager zählen und die Mengen erfassen. Oft erfolgt dies über eine ausgedruckte Liste, in die handschriftlich Mengen eingetragen werden. Anschließend werden die Mengen abgetippt. Das Zählen können wir Ihnen bisher nicht abnehmen. Jedoch können wir Ihnen zeigen, wie Sie mit Ihrem TAIFUN-Hauptprogramm und der TAIFUN-App ohne Liste auskommen.

Inventur vorbereiten

Wir haben in unserem Beispielunternehmen mehrere Lager, möchten die Inventur aber zunächst nur in einem Lager durchführen.

Um durch die Inventur den Wert der im Lager enthaltenen Artikel zu ermitteln, zieht TAIFUN den Einkaufspreis der Artikel heran. Wenn jedoch ein Artikel über einen längeren Zeitraum hinweg immer wieder gekauft wird, ist es nicht unwahrscheinlich, dass er Preisschwankungen unterliegt. Wenn wir nun mehrere gleiche Artikel im Lager liegen haben, ist es gut möglich, dass nicht alle zum gleichen Preis gekauft wurden und damit zumindest in der Theorie nicht den gleichen Wert haben. Daher benötigt TAIFUN eine Regel, um den Einkaufspreis für die vorliegenden Artikel zu bestimmen. Diese Regel legen wir unter Konstanten > Hauptkonstanten > Artikel auf der Registerkarte Lager im Feld Bewertungsverfahren fest. Wir möchten in unserem Beispielunternehmen einen durchschnittlichen Einkaufspreis aus den bisherigen Einkaufspreisen der jeweiligen Artikel als Wert zuweisen. Der Durchschnitt soll für jedes Lager einzeln berechnet werden. Daher wählen wir die Einstellung Gleitender Durchschnitt pro Lager. Außerdem setzen wir das Feld Inventur nur bei Lagerbewegung auf Ja, damit bei der Inventurvorbereitung nur Artikel berücksichtigt werden, zu denen eine Lagerbewegung existiert.

Konstanten zur Inventur. Mit dem Bewertungsverfahren legen wir fest, wie der Einkaufspreis der Lagerartikel ermittelt wird.

Nachdem wir die Konstanten gespeichert haben, öffnen wir unter Module > Datenaustausch > Artikel-Positionen > Einstellungen das Fenster Artikel-Positionen-Import. Zunächst setzen wir auf der Registerkarte Einstellungen das Feld Artikel-Positionen verwenden auf Ja. Damit aktivieren wir die Möglichkeit, Artikel z.⁠ ⁠B. aus der TAIFUN-App an verschiedenen Stellen als Positionen in das Hauptprogramm zu importieren. Dann wechseln wir zur Registerkarte Favoriten und tragen dort den Katalog oder die Kataloge, in denen unsere Lagerartikel enthalten sind, als Favoriten ein. Das ist wichtig, damit die Artikel von der TAIFUN-App gefunden werden. Wir beziehen die Waren in unserem Lager von verschiedenen Lieferanten. Daher sind alle unsere Lagerartikel zusätzlich im Katalog Handeingabe abgelegt. Wir tragen den Katalog Handeingabe als Favorit ein und bestätigen mit der Schaltfläche Speichern.

Nun möchten wir die Inventur anlegen. Dazu rufen wir unter Stammdaten > Artikel > Lager > Inventur bearbeiten das Fenster Inventur auf. Mit der Schaltfläche Neu legen wir eine neue Inventur an. In der Gruppe Inventur tragen wir die Daten zur Inventur ein. In die Felder Zeitraum von und bis tragen wir den Zeitraum ein, auf welchen sich unsere Inventur bezieht. Da wir die Inventur einmal im Jahr durchführen, tragen wir den 01.01. und den 31.12. ein. In das Feld Beschreibung schreiben wir Inventur Lager 1. Dann speichern wir die neu angelegte Inventur mit der Schaltfläche Speichern.

Der nächste Schritt ist das eigentliche Durchführen der Inventur, sprich die Erfassung des Bestands. Ohne die TAIFUN-App könnten wir nun eine Liste der im Lager zu erwartenden Artikel vorbereiten und diese Liste drucken. Mit der Liste würden wir dann durchs Lager gehen und die auf der Liste erfassten Bestände anschließend oder direkt unter Artikel > Lager > Inventurbestand erfassen eintragen. Wesentlich schneller geht es allerdings mit der TAIFUN-App. Wir möchten daher in diesem TAIFUN-Tipp auf die Erfassung des Inventurbestands mit der TAIFUN-App eingehen.

Artikel mit der TAIFUN-App scannen

Wir gehen nun ausgerüstet mit der TAIFUN-App ins Lager. In der TAIFUN-App öffnen wir das Menü Artikel. Dort wählen wir Stapel im Bereich Scanner. Nun öffnet sich die Ansicht Artikel Stapel. Bevor wir loslegen, prüfen wir unter der Schaltfläche die Einstellungen. Da wir direkt die TAIFUN-App und keinen externen Handscanner zum Scannen verwenden, müssen wir die Einstellung Scanner auf Kamera stellen. Vorgaben stellen wir auf Übernehmen. Diese Einstellung bewirkt, dass wir das Lager später beim Scannen nicht für jeden Artikel neu eingeben müssen.

Nachdem wir die Einstellungen bestätigt haben, wählen wir Hinzufügen. In der Abfrage Stapel anlegen geben wir dem Artikelstapel einen Namen. Wir nennen den Stapel ebenso wie unsere Inventur Inventur Lager 1. Als Belegtyp wählen wir Inventur. Das ist wichtig, damit unser Artikelstapel im TAIFUN-Hauptprogramm direkt richtig zugeordnet wird. Mit Anlegen erstellen wir den Stapel.

Nun gehen wir zum ersten Lagerplatz und wählen Scannen (bei iOS) bzw. Hinzufügen (bei Android). Ggf. fragt die TAIFUN-App nun nach einer Berechtigung zum Benutzen der Kamera-App. Wir müssen diese Berechtigung erteilen, um Artikel scannen zu können. Wir halten nun die Kamera des mobilen Geräts auf die Artikelnummer und tippen auf Scannen. Unterhalb der Kamera-Ansicht erscheint eine Eingabemaske. Dort wird die Artikelnummer beim Scannen eingetragen. Wir geben nun noch die Menge ein, die wir gezählt haben, und wählen das Lager aus, in dem wir uns befinden. Dann tippen wir auf Nächster Artikel. Das Lager ist diesmal schon vorausgewählt. Wir brauchen diese Einstellung daher nicht mehr zu ändern. Wir geben nur die gezählte Menge ein, bevor wir wieder auf Nächster Artikel tippen. So gehen wir nun das gesamte Lager durch.

Scannen der Artikel. Der Artikel zur eingescannten Artikelnummer wird automatisch gefunden. Wir müssen nur noch die gezählte Menge angeben.

Wenn wir fertig sind, gehen wir auf die Schaltfläche Zurück. Selbstverständlich können wir auch auf Zurück gehen, wenn wir zwischendurch die Arbeit unterbrechen möchten. Der Artikelstapel bleibt erhalten, auch wenn wir zwischenzeitlich in andere Menüs der TAIFUN-App wechseln oder die TAIFUN-App schließen. In der Ansicht Artikelstapel sehen wir nun noch einmal eine Übersicht der eingescannten Artikel. Beim Durchsehen stellen wir fest, dass wir beim Eintragen der Menge einen Tippfehler gemacht haben. Um dies zu ändern, tippen wir auf diesen Artikel und anschließend auf Bearbeiten. Wir berichtigen die Menge und speichern mit der Schaltfläche Fertig.

Eingescannte Artikel. Hier sehen wir die eingescannten Artikel und deren Mengen. Um einen Artikel zu bearbeiten, tippen wir darauf.

Nun passt alles und wir sind fertig mit dem Zählen und Scannen. Wir möchten die Daten jetzt an das TAIFUN-Hauptprogramm übermitteln. Wir tippen dazu auf die Schaltfläche Abschließen und bestätigen die Abfrage. In der TAIFUN-App verschwindet der Artikelstapel damit.

Gescannte Artikel weiterverarbeiten

Wir sind zurück im TAIFUN-Hauptprogramm. Wir öffnen unter Stammdaten > Artikel > Lager > Inventur bearbeiten wieder das Fenster Inventur und öffnen unsere Inventur zur Bearbeitung. Nun möchten wir die mit der TAIFUN-App gescannten Artikel importieren. Dazu öffnen wir unter Automatische Erfassung > Import Artikel-Positionen das Fenster Artikel-Position-Import. Im oberen Teil des Fensters sehen wir nun alle vorhandenen Artikelstapel, die entweder dem Belegtyp Inventur oder keinem Belegtyp zugeordnet sind. Wir markieren den von uns angelegten Artikelstapel. Im unteren Fenster sehen wir nun die gescannten Artikel mit den jeweiligen Mengen.

Zuordnung der importierten Artikel. Wenn einmal keine Zuordnung gefunden wird, können wir auch manuell den passenden Artikel zuordnen.

Wir wählen nun Verarbeiten. TAIFUN sucht daraufhin in den gewählten Katalogen nach den Artikeln und ordnet diese zu. Wir prüfen diese Zuordnungen. Wenn eine Zuordnung nicht korrekt ist oder ein Artikel nicht automatisch zugeordnet werden konnte, können wir eine Position durch Doppelklick öffnen und manuell einen Artikel zuordnen.

Anschließend wählen wir Starten. Die eingescannten Artikel werden nun in die Inventur übernommen. Wenn ein Artikel mehrfach eingescannt wurde, werden die Mengen addiert. Nicht zugeordnete Artikel werden verworfen.

Den finanziellen Wert des Bestands ermitteln

Wir haben die Mengen aller Artikel in unserem Lager erfasst. Nun möchten wir noch wissen, welchen finanziellen Wert unser Lager zum gegenwärtigen Zeitpunkt hat. Wie bereits erwähnt, wurde für alle Inventurartikel ein Einkaufspreis ermittelt.

Bei manchen Artikeln ist es jedoch so, dass der aktuelle Wert nicht mehr dem Einkaufspreis entspricht, beispielsweise, weil sie schon länger im Lager liegen und die Technik inzwischen nicht mehr dem neuesten Stand entspricht oder weil die Qualität mit der Lagerdauer abnimmt. Für diese Fälle tragen wir in die Spalte Abschlag einen prozentualen Abschlag ein. Der eingetragene Prozentsatz wird vom Inventur-Einkaufspreis abgezogen. Das Ergebnis ist in der Spalte Inv.-Wert (Inventur-Wert) zu sehen.

Wenn wir mit Rohstoffen arbeiten, werden außerdem die Rohstoffpreise aus den Hauptkonstanten zum Zeitpunkt der Erstellung der Inventur verwendet. Liegt der Zeitpunkt der Inventurerstellung schon weiter zurück, können die Rohstoffpreise im Menü Einstellungen aktualisieren.

Wenn wir alle notwendigen Abschläge eingetragen haben, möchten wir die Inventurbewertung als PDF abspeichern. Dazu wählen wir Drucken > Inventurbewertung > Mit Lagerauswahl. Wir entscheiden uns für den Report 11.65-INVENTURBEWERTUNG-LAGER und bestätigen mit Ok. Wir wählen unser Lager und bestätigen erneut mit Ok. Anschließend wählen wir direkt Starten, ohne den Bereich einzuschränken. Im Fenster Report drucken wählen wir als Ausgabe PDF. Nach einem Klick auf Ok wird die PDF-Datei erzeugt. Wir entscheiden uns nun noch für einen Speicherort. Die erzeugte PDF führt die einzelnen Inventurpositionen mit Angabe von Menge, Einzelpreis und Gesamtpreis auf. Außerdem steht dort nun schwarz auf weiß der Gesamtwert unseres Lagers.

Inventur abschließen

Zuletzt müssen wir die Inventur noch abschließen. Dazu wählen wir Inventur > Abschließen. Die Abfrage bestätigen wir mit der Schaltfläche Ja.

Die aktuellen Lagerbestände werden mit den Inventurbeständen abgeglichen.

Jetzt sind Sie dran

Eine Inventur durchzuführen, ist ohnehin schon aufwendig genug. Vereinfachen Sie die Erfassung der Inventurbestände. Nutzen Sie die TAIFUN-App zum Einscannen der Artikelnummern und lassen Sie manuelle Listen hinter sich.

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