Rechtliche Vorgaben hierfür ergeben sich aus verschiedenen Gesetzen. Aus diesem Grunde sind sich viele Unternehmer noch immer nicht darüber im Klaren, dass der Gesetzgeber Rahmenbedingungen gestellt hat, die sie zur Errichtung einer Archivierung von E-Mails verpflichtet.
Welche E-Mails sind von Unternehmen zu archivieren?
Handelsbriefe: § 238 Absatz 2 HGB beschreibt die Verpflichtung für einen Kaufmann, eine Kopie der abgesendeten Handelsbriefe zurückzubehalten bzw. sicher aufzubewahren – in Papierform, als Grafik- oder auch Textdatei.
Als Handelsbrief ist jedes Schreiben anzusehen, das der Vorbereitung, dem Abschluss, der Durchführung oder auch der Rückgängigmachung eines Geschäfts dient. Somit ist also die gesamte in E-Mails gehaltene Geschäftskorrespondenz eines Unternehmens betroffen, z. B.
- Auftragsbestätigungen,
- Aufträge,
- Lieferankündigungen,
- Lieferpapiere
- Reklamationsschreiben,
- Rechnungen
- Zahlungsbelege und
- schriftliche Verträge.
Ausgenommen sind
- Werbeschreiben oder Kontakt-E-Mails des Vertriebs
Wer trägt die Verantwortung der Archivierungspflicht?
Die E-Mail-Archivierungspflicht gilt dabei für jeden Kaufmann (§§ 1, 2, 3 HGB), Handelsgesellschaften, die eingetragene Genossenschaft sowie juristische Personen im Sinne des § 33 HGB. Verantwortlich ist der Geschäftsführer.
Wie lange muss archiviert werden?
Gemäß § 147 AO sind die als Handels- oder Geschäftsbriefe einzustufenden E-Mails sechs Jahre aufzubewahren, sofern nicht in anderen Steuergesetzen kürzere Aufbewahrungsfristen zugelassen sind. Nach Ablauf der Frist brauchen die Unterlagen nur noch aufbewahrt zu werden, wenn und soweit sie für eine begonnene Außenprüfung, für eine vorläufige Steuerfestsetzung nach § 165 AO, für anhängige steuerstraf- oder bußgeldrechtliche Ermittlungen, für ein schwebendes oder aufgrund einer Außenprüfung zu erwartendes Rechtsbehelfsverfahren oder zur Begründung von Anträgen des Steuerpflichtigen von Bedeutung sind. Die Aufbewahrungsfrist läuft indes nicht ab, soweit und solange die Unterlagen für Steuern von Bedeutung sind, für welche die Festsetzungsfrist noch nicht abgelaufen ist. In der Praxis geht man daher von einer regelmäßigen Aufbewahrungsfrist von elf Jahren aus. Sollten die E-Mails Buchungsbelege, Rechnungen, Bilanzen, Jahresabschlüsse oder auch Lageberichte enthalten, betragen die Aufbewahrungsfristen zehn Jahre, sofern nicht in anderen Steuergesetzen kürzere Aufbewahrungsfristen zugelassen sind.
Unterlagen mit weiterem steuerrechtlichen Bezug
Auch sonstige E-Mails mit steuerrechtlichem Bezug sind aufzubewahren und zu archivieren. Neben den Handels- oder auch Geschäftsbriefen sind auch all diejenigen versendeten E-Mails aufzubewahren, die in steuerrechtlicher Hinsicht von Bedeutung sind (§ 147 AO), insbesondere
- Bücher und Aufzeichnungen,
- Inventare,
- Jahresabschlüsse,
- Lageberichte,
- die Eröffnungsbilanz sowie die zu ihrem Verständnis erforderlichen Arbeitsanweisungen und Organisationsunterlagen,
- die empfangenen, aber auch versendeten Handels- oder Geschäftsbriefe,
- Buchungsbelege oder
- sonstige Inhalte, die für die Besteuerung von Bedeutung sind.
