Stundenzettel adé – rechtssichere Zeiterfassung!

Reading time:: … | Veröffentlicht: 01.10.2025

Mehrere Uhren zeigen verschiedene Zeiten, im Mittelpunkt steht ein großes, blaues Paragraphenzeichen auf grauem Grund.

Viele Aufträge, wenig Fachpersonal: Wie Handwerksbetriebe den neuen Anforderungen an die verpflichtende digitale Zeiterfassung begegnen können, handgeschriebenen S

Handwerksbetriebe – ob kleine, mittlere oder große – kämpfen um jeden guten Mitarbeiter und verfügen nur selten über eine eigene Personalabteilung. Personalaufgaben werden nicht zuletzt von wichtigen Bürokräften übernommen, die sich auch aktuell noch mit handschriftlich erstellten Stundenzetteln begnügen müssen – auf der Baustelle geschrieben, mitunter dreckig und ungenau.

Das muss nicht sein und vor allem: Es ist bald nicht mehr erlaubt. Der europäische Gerichtshof (EuGH) verpflichtet alle europäischen Unternehmen – ganz gleich welcher Betriebsgröße – allen Mitarbeitern die Möglichkeit zu geben, ihre tägliche Arbeitszeit digital zu erfassen und somit ein verlässliches und geeignetes Zeiterfassungssystem einzurichten. Was heißt das für deutsche Unternehmen und wie soll das gehen, ohne wertvolle Zeit für das eigentliche Handwerk zu verlieren?

Betrachten wir zunächst die rechtlichen Grundlagen. Anschließend beleuchten wir die Vorteile einer digitalen Zeiterfassung und eines effizienten digitalen Personalmanagements.

Gesetzliche Pflicht zur Zeiterfassung

Bereits im Mai 2019 hat der Europäische Gerichtshof (EuGH) ein entsprechendes Urteil erlassen, nach dem Arbeitszeiten künftig systematisch und vollständig digital erfasst werden müssen. Eine einfache Dokumentation der Arbeitszeiten wie z. B. handgeschriebene Stundenzettel im Handwerk reiche dann nicht mehr, vielmehr solle auf eine „digitale Stempeluhr“ umgestellt werden.

Eine nationale Umsetzung des EuGH-Urteils ist in Planung. Klar ist jedoch: Bereits mehrere deutsche Gerichte haben entschieden, dass das EuGH-Urteil schon jetzt Bestand hat, auch ohne Umsetzung in nationales Recht.

Außerdem existiert in Deutschland längst eine vorhandene Regelung laut § 16 ArbZG (Arbeitszeitgesetz), die Arbeitgeber verpflichtet, die Zeiten zu erfassen. Das Arbeitszeitgesetz regelt unter anderem die Dauer der Arbeitszeit und die einzuhaltenden Ruhezeiten, das Handling von Nacht- und Schichtarbeit und Bereitschaftsdiensten sowie, wie mit Überstunden umzugehen ist – ob auf Papier oder digital.

Unterm Strich bedeutet das für Handwerksbetriebe: Eine Software zur digitalen Zeiterfassung muss her! Und die bringt daneben zahlreiche Vorteile für Handwerksunternehmen, Stichwort Digitalisierung.

Vorteile digitaler Zeiterfassung

Ganz unabhängig von der Gesetzeslage gibt es Handlungsbedarf für Handwerksbetriebe, denn gerade im Handwerk bieten Zeiterfassungslösungen gekoppelt mit Personalmanagementsystemen gute Möglichkeiten zum effizienteren Einsatz der vorhandenen Mitarbeiter. Verfügbare Auswertungsmöglichkeiten durch das sekundengenaue Buchen auf Aufträge und Projekte ermöglichen am Ende eine lückenlose Nachkalkulation geleisteter Arbeit, was die zukünftige Auftragsplanung weitaus effizienter macht.

Viele Handwerksbetriebe profitieren bereits von komfortablen Softwarelösungen und nutzen sie als Chance für mehr Effizienz und Zeitersparnis – ein wichtiger Schritt in der Digitalisierung von Prozessen – nun auch im Personalmanagement.

Übrigens: Bei der Auswahl einer geeigneten Software ist neben den Anforderungen aus dem EuGH-Urteil auch auf die Konformität nach GoBD- und DSGVO zu achten. Schließlich geht es bei der digitalen Zeiterfassung auch um buchhalterische- und personenbezogene Daten.

Volle Transparenz – auch für den Kunden

Viele kennen es: Der Kunde stellt die geleisteten Zeiten in Frage, fordert einen Nachweis. Handgeschriebene Stundenzettel von Mitarbeitern helfen da selten. Hier kommt die digitale Zeiterfassung zum Einsatz und hilft Handwerksbetrieben, die Arbeitsstunden bei ihren Auftraggebern nachzuweisen. Professionelle Tools ermöglichen die Stundenabrechnung pro Kundenauftrag oder -projekt. Diese kann der Kunde sogar in der Handwerker App direkt abzeichnen – rechtssicher und nachvollziehbar für beide Seiten. Auf der Unternehmerseite erleichtert das die Nachkalkulation bei abgeschlossenen Aufträgen und optimiert gleichzeitig die Aufwandsschätzung und damit Angebotserstellung bei künftigen Angeboten und Folgeaufträgen.

Aus Arbeitgebersicht bietet die digitale Stempeluhr ebenfalls nur Vorteile: Optimaler Überblick über geleistete Arbeitszeiten und mögliche Kapazitäten, Bedienen der gesetzlichen Nachweispflicht zu Arbeits- und Pausenzeiten und kein Hinterherlaufen nach Stundenzetteln. Auch Mitarbeiter werden die digitale Zeiterfassung lieben, da Zeiten sekundengenau abgerechnet und mobil von unterwegs direkt beim Kunden erfasst werden können. Das lästige Grübeln am Ende des Tages oder Nachrechnen der Zeiten einzelner Kundentermine entfallen.

Zu guter Letzt: Die im Handwerk noch gängigen Stundenzettel fressen Zeit und Papier, sorgen hier und da für doch vermeidbare, lästige Diskussionen und sind schlichtweg nicht mehr zeitgemäß.

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Eine Person legt ihre Schicht an - ein grünes Uhrsymbol steht für Arbeitszeit. Quadratischer Rahmen in Blau.

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